Представительские расходы: как оформить, пример и требования

Термин «представительские расходы» можно встретить в Налоговом кодексе в перечне затрат, которые понижают налогооблагаемую базу на прибыль. Потому основной вопрос в данной теме, это как оформить представительские расходы, чтобы их можно было учитывать при снижении суммы налога.

Что такое представительские расходы

Законодательство к представительским расходам относит следующее:

  • затраты на проведение бизнес – мероприятий в которых принимают участие представители сторонних организаций с целью заключения деловых соглашений, либо сотрудники компании, участвующие в совете директоров (общем собрании правления);
  • транспортные расходы, связанные с вышеуказанным мероприятием;
  • услуги переводчика, при проведении данного мероприятия.

Сумма представительских расходов, участвующая в снижении прибыли не может быть более 4% от фонда оплаты труда за соответствующий период.

[custom_ads_shortcode1]

Представительские расходы: документальное оформление 2018 году

Для того, чтобы иметь возможность отнести затраты на представительские мероприятия к расходам, снижающим прибыль, необходимо правильно оформить все документы, их подтверждающие. Чаще всего при их оформлении используется три типа документов, – это приказ, отчет и акт.

По последним пояснениям в законодательстве обязательным является только отчет с прилагающимися к нему первичными документами о совершенных затратах. Но многие организации, предпочитают составлять полный пакет документов, особенно те, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

[custom_ads_shortcode2]

Образец приказа на представительские расходы предприятия

Приказ на представительские расходы, составляется в виде распорядительного документа по организации, на фирменном бланке. Он содержит в себе информацию о намечающемся мероприятии, его целях и предполагаемых расходах. Примерная структура приказа будет выглядеть следующим образом:

  • реквизиты приказа (наименование организации, дата, номер, название);
  • преамбула, раскрывающая цель составления приказа (краткое описание мероприятия);
  • распорядительная часть приказа, указывающая, что необходимо подготовить для намечающегося мероприятия и устанавливающая ответственных лиц;
  • подпись руководителя.

В приказе также может содержаться указании о необходимости составить отчет и акт на представительские расходы по завершению бизнес — мероприятия.

[custom_ads_shortcode3]

Отчет по представительским расходам: пример

Отчет также составляется в свободной форме и представляет собой резюме прошедшего мероприятия:

  • когда и где было проведено мероприятие;
  • его результаты и договоренности (либо их отсутствие);
  • кто обслуживал данное мероприятия (стороння организация, либо все было подготовлено силами сотрудников компании)
  • расходы на мероприятие (они должны быть подтверждены документально);
  • перечень, подтверждающих документов, которые будут прилагаться к отчету.

Все подтверждающие документы должны быть в оригинале.

[custom_ads_shortcode1]

Акт на списание представительских расходов: образец

После проведения мероприятия составляется акт на списание представительских расходов. Бланк этого документа не утвержден, соответственно он может быть составлен в произвольной форме. При его составлении обычно делается ссылка на приказ или отчет, либо он может идти приложением к приказу.

Составляется он комиссией и утверждается руководителем.

Затраты предприятия на проведение бизнес — мероприятий называются представительские расходы. Документальное оформление этих расходов необходимо для подтверждения их совершения. Для этого составляется приказ, отчет и акт на представительские расходы. Образец этих документов представлен ниже.

Обновление: 15 ноября 2017 г. К одной из статей расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, можно отнести представительские расходы, в документальном оформлении которых в 2017 кардинальных изменений не произошло.

[custom_ads_shortcode2]

Понятие представительских расходов

НК относит к представительским расходы, возникшие при ведении переговоров с партнерами организации или проведении заседаний членов ее руководящего состава. К таким расходам:

относятся не относятся
расходы на организацию мероприятия расходы на организацию развлечений
транспортные расходы расходы на организацию отдыха
расходы на фуршет в процессе переговоров расходы на оформление помещения
расходы на оплату услуг переводчика расходы на приобретение сувениров

Не стоит забывать, что указанные выше расходы будут признаны представительскими только в том случае, если общение носило официальный характер — расходы, понесенные в рамках неформальной встречи партнеров к таковым отнесены не будут.

[custom_ads_shortcode3]

Представительские расходы и налог на прибыль

В налоговом учете рассматриваемые в данном материале расходы включаются в состав прочих, связанных с производством и реализацией, но не в полном объеме. Представительское мероприятие может быть оплачено как путем безналичного расчета, так и посредством выдачи денег под отчет.

Если в налоговом учете применяется метод начисления, то рассматриваемые нами расходы для целей налогообложения следует признавать в том отчетном периоде, к которому они относятся, а если кассовый — после их фактической оплаты. При оплате мероприятия лицом, получившим денежные средства под отчет, датой осуществления указанных выше расходов признается дата утверждения авансового отчета.

[custom_ads_shortcode1]

Представительские расходы и НДС

None Однако необходимо помнить, что при исчислении налога на прибыль рассматриваемые в данном материале расходы учитываются в размере, не превышающем 4 процентов от общей суммы расходов, потраченных на оплату труда работников.

Представительские расходы: как оформить, пример и требования

Соответственно, вычету подлежит не весь предъявленный НДС, а лишь та его часть, которая относится к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль. Отказ в признании расходов в качестве представительских влечет отказ в предоставлении вычета НДС по таким расходам.

[custom_ads_shortcode2]

Оформление представительских расходов

Определенного перечня документов, которые необходимо представить в качестве доказательства того, что расходы являются представительскими, НК не содержит, но очевидно, что они должны подтверждать как сам факт расходов, так и их непосредственную связь с мероприятием, для организации которого они были понесены.

Минфин разъяснил, что подтверждением рассматриваемых нами расходов могут служить любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере таких расходов.

Так какие же документы нужны и как же правильно оформить представительские расходы? Оформление документов должно предшествовать мероприятию, для которого выделяются денежные средства. То есть перед проведением мероприятия руководителем должны быть утверждены:

  • план мероприятия;
  • смета расходов;
  • список приглашенных лиц;
  • порядок выдачи денежных средств под отчет (при выборе данного способа оплаты расходов).

Если в мероприятии предполагается участие иногородних представителей не лишним будет к комплекту подтверждающих документов приложить копии приглашений и ответов на них. Помимо этого необходимо также оформление документов, подтверждающих фактическое проведение мероприятия:

  • авансового отчета;
  • отчета о представительских расходах;
  • акта на списание представительских расходов.

В отчете о представительских расходах необходимо указать сведения о дате и месте проведения мероприятия, количестве участников, присутствовавших на нем, цели и основании его проведения, достигнутых результатах. В акт следует включить сведения о произведенных расходах и потраченных суммах, а также членах комиссии этот отчет составлявших.

И, само собой, проведение мероприятия должно быть подтверждено первичными документами, отвечающими критериям, установленным ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ.

Представительские расходы — расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.

[custom_ads_shortcode3]

Состав представительских расходов

Для целей налогообложения прибыли в качестве представительских расходов можно учесть затраты, связанные с проведением (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  • переговоров с представителями других компаний и клиентами — физическими лицами. Это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные;

  • заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) вашей организации. К таким расходам относятся, в частности, затраты:

  • на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков;

  • по доставке участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

  • на буфетное обслуживание во время мероприятия;

  • на услуги переводчиков во время мероприятия. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

[custom_ads_shortcode1]

Документальное оформление представительских расходов

Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации. В таком отчете должны быть указаны:

  • время и место проведения мероприятия;

  • программа мероприятия;

  • состав участников (приглашенных и принимающей стороны);

  • величина расходов на организацию мероприятия.

Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете. Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия. Помимо отчета лучше иметь еще два документа:

  1. приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;

  2. смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.

[custom_ads_shortcode2]

Представительские расходы и налог на прибыль

Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ организации вправе включить представительские расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

[custom_ads_shortcode3]

Нормирование представительских расходов

Представительские расходы учитываются в прочих расходах в пределах норматива — 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ). Таким образом, размер норматива в течение года увеличивается вместе с увеличением расходов на оплату труда. Поэтому, например затраты на проведение представительского мероприятия, не учтенные в расходах по нормативу I квартала, можно включить в расходы в следующих отчетных периодах по налогу на прибыль этого же года или по его итогам.

[custom_ads_shortcode1]

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового учета, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме. Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей и отражаются следующими проводками: Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — Приняты к учету услуги (работы), относящиеся к представительским расходам; Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 10 «Материалы» — Списаны материальные ценности, используемые при проведении представительского мероприятия( например, продукты питания для буфетного обслуживания).

[custom_ads_shortcode2]

Пример. Расчет суммы представительских расходов для целей налогообложения прибыли

На проведение представительского мероприятия в I квартале организация потратила 35 000 руб. Во II квартале таких расходов у нее не было. Расходы организации на оплату труда составили:

Списание расходов в 1С: Бухгалтерия

  • за I квартал — 500 000 руб.;

  • за II квартал — 600 000 руб. Предельный размер представительских расходов, которые можно учесть, составляет:

  • в I квартале – 20 000 руб. (500 000 руб. x 4%);

  • в I полугодии – 44 000 руб. ((500 000 руб. + 600 000 руб.

    ) x 4%). Представительские расходы за I квартал больше норматива (35 000 руб. > 20 000 руб.

    ). Поэтому в I квартале:

  • в составе представительских расходов можно учесть 20 000 руб.;

Оставшуюся часть представительских расходов в сумме 15 000 руб. (35 000 руб.– 20 000 руб.) можно учесть для целей налогообложения прибыли в I полугодии. Представительские расходы: подробности для бухгалтера

  • Что именно относится к представительским расходам? … произведенные расходы. Всем знакомо понятие «представительские расходы». При ведении бухгалтерского учета редко … попадают под классификацию «представительские» Состав представительских расходов определяется Налоговым кодексом РФ. Согласно … частой ошибкой является включение в представительские расходы: организацию «культурной» программы (посещение театра … обслуживание 26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы» 76 «Расчеты с транспортной организацией …
  • Представительские расходы: гражданские, административные и уголовные риски … возникают в связи с осуществлением представительских расходов. В рамках развития бизнеса и … связи с осуществлением представительских расходов. Гражданско-правовые риски несения представительских расходов В соответствии с … тем, что у компании, несущей представительские расходы, отсутствует намерение одарить клиентов. Организовывая … критериев к ситуациям несения компанией представительских расходов должны быть аналогичны выводам о …
  • Отражение подарков сотрудникам, партнерам и клиентам в бухгалтерском учете … в судебных решениях. Однако представительские расходы учитываются при определении налоговой базы … подтверждены. Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются: 1) приказ руководителя … нем участвовать); 2) смета представительских расходов (там должна фигурировать цена сувенирной … списание; 4) акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с … ; 5) отчет по произведенным представительским расходам. В нем должны найти отражение …
  • Bentley, лобстеры и Стас Михайлов: как обосновать «скромные» расходы? … ст.264 НК РФ к представительским расходам относятся затраты, связанные с: официальным … личные встречи не учитывается как представительские расходы. Возмещение директору его личных расходов …
  • Что выгодно проверить в расчетах по нормируемым расходам … применяются налоговые вычеты по представительским расходам? Как выгодно распределить такие … применяются налоговые вычеты по представительским расходам? Как выгодно распределить такие … учитываемые для целей налогообложения затраты представительские расходы: исходя из рассчитанной пропорции … периода рассчитывать предельный размер представительских расходов. Представительские расходы не являются таковыми. Возможен … Напомним, что датой признания представительских расходов у компаний, использующих метод …
  • Порядок применения бюджетной классификации с 2019 года … ; компенсация стоимости вещевого имущества; осуществление представительских расходов, прием и обслуживание делегаций; оплата … дальнейшей перепродажи (подстатья 349); осуществление представительских расходов, прием и обслуживание делегаций (подстатья …
  • Раздаем клиентам новогодние подарки: порядок налогообложения … с производством и реализацией, относятся представительские расходы и расходы на рекламу. … данном пункте уточняется, что к представительским расходам относятся расходы на: проведение … проведения представительских мероприятий. К представительским расходам не относятся расходы на организацию … лечения заболеваний. В целях налогообложения представительские расходы нормируются. В течение отчетного ( … продукции с нанесенной символикой организации представительскими расходами, если такая продукция вручается …
  • Первоочередные задачи к 1 января 2019 г. … (в части налога на прибыль). Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода … части НДС нормированию подлежат только представительские расходы (п.7 ст.171 НК …
  • Товар приобретен в розницу: о вычете НДС … на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении … организации в составе командировочных и представительских расходов. Дополнительно рекомендуем ознакомиться с материалами …
  • Перенос вычета по НДС … по расходам на командировки и представительским расходам Вычет осуществляется на основании счетов … ст. 171 (расходы на командировки, представительские расходы) Письмо ФНС России от 13 …
  • К каким расходам придирчивы налоговики (1 часть)? … и переподготовку кадров, командировочные и представительские расходы. При этом сама компания не …
  • Учет расходов при УСН. Особенности признания в налоговой базе … .2013 № 03-11-11/167 Представительские расходы Письмо Минфина России от 23 …
  • Обзор писем Министерства финансов РФ за январь 2019 года … напитки. Однако следует учитывать, что представительские расходы должны соответствовать критериям, установленным статьей …
  • КОСГУ-2019: учитываем новшества … и сувенирной продукции 296 349 Представительские расходы, прием и обслуживание делегаций 296 …
  • КОСГУ-2019: отражаем операции по оплате работ, услуг … компенсационных выплат по сбережениям граждан; представительские расходы, прием и обслуживание делегаций; оплата …

Источники:

Представительские расходы

Вам также может понравиться